De beste tips om je administratie te ordenen

Dit overkomt heel veel mensen en je bent dus zeker niet de enige. Maar het kan wel heel vervelend zijn, omdat het voor onaangename verrassingen kan zorgen zoals bijvoorbeeld betaalachterstanden, misgelopen afspraken of incassokosten. Of je vergeet zaken die je toch graag geregeld had. Je loopt als het ware achter de feiten aan.

Je administratie op orde brengen, hoe doe je dat?

Maar gelukkig kun je dit snel oplossen door je administratie op orde te brengen en dat is makkelijker dan het in eerste instantie lijkt. Stel het daarom niet langer uit en begin vandaag nog!

Een goed beheer van je administratie heeft als grootste voordeel dat je zelf het overzicht bewaart door je rekeningen, aanvragen, belastingen, inkomsten en uitgaven bij te houden. Administratie klinkt wellicht niet erg spannend, maar orde in de administratieve chaos brengt rust in je hoofd en iedereen kan het leren. Hoe? Dat vertellen we je hier!

Maak onderscheid

Tegelijk met je brieven en rekeningen komen ook allerlei folders, kaarten, kranten en tijdschriften binnen. Zeker ook interessant, maar deze post hoort niet tussen je administratie. Begin met het maken van onderscheid en selecteer je administratieve post eruit.

Post waar je niets mee doet of niets aan hebt, kan weg. Ook tijdschriften, kaarten en kranten haal je er tussen uit. Je zult zien dat de stapel post waar je zo tegen op keek nu al een stuk minder groot is!

Tip: als je merkt dat je vaak onnodige post ontvangt waar je niets mee doet, kun je een Nee-Nee sticker of een Nee-Ja sticker bestellen bij je gemeente. Selectie aan de deur dus, dat scheelt jou weer tijd!

Maak vervolgens een plan hoe je je administratie gaat ordenen. Te beginnen met het sorteren op de volgende onderwerpen:

• Belastingen (aanslagen, teruggaven en aangiftes);
• Abonnementen (sportschool, tijdschriften);
• Goede doelen (giften, sponsoring);
• Woning (huurovereenkomst, koopovereenkomst, hypotheek, koop- en hypotheek aktes, bouwdepot)
• Bank (leningen, rekeninggegevens, jaaroverzichten);
• Verzekeringen (polissen en premies van bijvoorbeeld de aansprakelijkheidsverzekering, ziektekostenverzekering);
• Nuts contracten (energie, water, telefoon, internet, onderhoud);
• Inkomen (arbeidsovereenkomst, salarisspecificaties, studiefinanciering, uitkeringsgegevens);
• Studie (inschrijvingen, behaalde diploma's en certificaten, overzichten van je behaalde studiepunten, opleidingsovereenkomsten);
• Garantiebewijzen en aankoopbewijzen van grote en duurdere aankopen zoals auto, fiets, computer of laptop, wasmachine, droger, koelkast).

De selectie kan op naam met behulp van tabbladen op alfabetische volgorde en vervolgens op datum. Maar je kunt ook aparte mappen maken voor bijvoorbeeld bank, verzekeringen, belastingen, inkomen enzovoort.

Ook binnengekomen mails en berichten kun je op dezelfde wijze ordenen. Maak bijvoorbeeld een digitale map, die je een bepaalde naam geeft en sla de mails die daarbij horen in die map op.

Tijdschriften, kranten of bepaalde artikelen die je graag wilt bewaren kun je archiveren in bijvoorbeeld een opbergdoos of ordner. Ook kaarten of andere aandenken die je graag ter herinnering wilt houden kun je op deze manier opbergen.

Bepaal zelf wat voor jou het beste werkt en houd daarbij in acht dat het voor jezelf eenvoudig terug te vinden moet zijn. Als er post binnenkomt, kun je deze direct afhandelen en op volgorde in de map doen. Zo blijft je administratie ook in de toekomst netjes overzichtelijk.

Vind je het moeilijk om te beginnen met je post te sorteren, dan kun je een vriend, vriendin of familielid vragen jou hierbij te ondersteunen. Zeker de start kan even lastig zijn en dan kan het fijn zijn als je daar hulp bij krijgt. Bedenk dat wanneer je administratie eenmaal keurig gesorteerd is het een kleine moeite is om deze bij te houden.

Maak een planning

Je stapel post is eindelijk weg en je zal ongetwijfeld al veel meer overzicht hebben in je eigen administratie. Hiermee ben je al een heel eind op de goede weg. Alles zit nu in fysieke of digitale mappen en nieuwe post gaat daar direct in.

Naast het sorteren van post is het belangrijk om een planning te maken van de betalingen die je moet doen en de zaken die je moet regelen.

Een paar voorbeelden hiervan zijn:

• Het doen van belastingaangiften
• Het tijdig aanvragen van een studietoelage
• Een paspoort ophalen
• Je energieleverancier betalen
• Rekeningen betalen (van bijvoorbeeld de tandarts)
• Automatische afschrijvingen van je ziektekostenverzekering inplannen en noem maar op.

Op een factuur staat meestal een uiterste betaaldatum. Deze kun je gebruiken voor een tijdige betaling van je rekening.

Ter ondersteuning van je planning kun je gebruik maken van een agenda. Dit kan een papieren agenda of een whiteboard zijn, maar je kunt ook gebruik maken van de agenda in je mobiele telefoon of computer.

Voordeel van een digitale agenda is de mogelijkheid voor het invoeren van herinneringen, zodat je een melding krijgt wanneer het zover is. Krijg je geen meldingen, dan is het wel belangrijk om regelmatig je agenda te raadplegen. Leg deze daarom op een plaats waar je vaak komt en train jezelf erin om er iedere dag in te kijken. Zo vergeet je niets en blijf je op tijd met taken, dingen regelen en al je betalingen.

Ook als  je ergens een achterstand in hebt, kun je een planning maken om deze in te halen of het zo snel mogelijk op te lossen. Houd met regelmaat je agenda bij, zodat je bij blijft met je administratie. Kies bijvoorbeeld een vast moment om je agenda aan te vullen. In een digitale agenda kun je herinneringen zetten voor terugkerende betalingen, taken en afspraken. Maak hier zeker gebruik van.

Overzicht in inkomen en uitgaven

Vind je het lastig om overzicht te houden in je inkomsten en uitgaven? Een huishoudboekje kan je hierbij helpen. Het komt erop neer dat je je inkomen naast je uitgaven zet. Je inkomen kan bestaan uit salaris, uitkering, studietoelage, teruggave van de belastingdienst, kinderbijslag. Eigenlijk alles wat met regelmaat binnenkomt op je rekening kun je tot je inkomen rekenen.

Naast alle inkomsten kun je je uitgaven neerzetten. Vaste uitgaven als sparen, verzekeringen, energie, water, abonnementen en belastingen zet je erin. Daarnaast is het belangrijk om een inschatting te maken van de bedragen die je gemiddeld per maand kwijt bent aan bijvoorbeeld boodschappen, kleding, kapper, medicijnen, verzorging, tuin en huisdieren. Zet die ook bij je uitgaven.

Als je de deze inkomsten en uitgaven zo naast elkaar hebt staan, kun je direct goed inzien hoe je uitgavenpatroon op dit moment is en welke aanpassingen je eventueel nodig hebt om je inkomsten en uitgaven beter in balans te brengen.

Kijk naar wat haalbaar is voor je en wat je financieel extra kunt doen, zoals een lekker weekendje weg, een vakantie of iets nieuws. Een financieel overzicht maken kan op meerdere manieren zo kun je gebruik maken van een papieren huishoudboekje, maar ook van een rekenprogramma zoals Excel. Voordeel van het laatste is dat het een relatief eenvoudig programma is en deze de bedragen kan optellen. Je hoeft dan niet meer zelf te rekenen.

Ook bieden sommige banken via telebankieren de mogelijkheid om een overzicht te maken in je inkomsten en uitgaven. Dit kan ook een handig hulpmiddel zijn voor het overzichtelijk maken van je financiën.

Een laatste tip is het uitkiezen van een vast moment voor het bijhouden van je huishoudboekje. Zo behoud je het overzicht en eventuele veranderingen in je inkomsten- en uitgavenpatroon merk je op deze manier snel op.

Als je onverhoeds toch post bent kwijtgeraakt, inkomsten bent misgelopen of iets bent vergeten te betalen, merk je dit sneller op met behulp van je huishoudboekje!