Hoe kun je jouw kilometervergoeding berekenen?

Hoe kun je kilometervergoeding berekenen?

Vaak is de kilometervergoeding een vast bedrag per kilometer. Jouw werkgever mag zelf beslissen wat de hoogte is van deze vergoeding. De eerste €0,19 zijn onbelast. Over het resterende bedrag betaal je belasting afhankelijk van de schaal waarin jij valt.

Je kunt dit berekenen aan de hand van verschillende stappen. Bekijk eerst welk bedrag van de kilometervergoeding belast en onbelast is. Bereken daarna het aantal kilometers dat je rijdt per dag voor woon-verkeer. Reken daarna zowel de belaste als onbelaste kilometers uit. Om je uit te leggen hoe het werk geven we je hier een voorbeeld:

Voorbeeld kilometervergoeding berekenen

Voor het woon-werk verkeer rijd je per maand 1.000 kilometer. Je krijgt een vergoeding van €0,28 per kilometer. Zoals wettelijk is vastgelegd is hiervan €0,19 onbelast en betaal je over de resterende €0,09 belasting (28-19 = 9).

In het voorbeeld gaan we ervan uit dat je in de schaal tot €68.508 belastbaar inkomen valt. Er wordt dan een tarief van 37,10% gerekend aan belasting. De berekening ziet er dan als volgt uit :

Onbelaste kilometers: 1.000 x €0,19 = €190

Belaste kilometers: 1.000 x €0,09 x €0,629 = €56,61

Netto vergoeding: €190,00 + €56,61 = €246,61

Per kilometer krijg je dan €24,6 netto vergoed (€246,61/1.000)

Wat is kilometervergoeding?

Kilometervergoeding is de vergoeding die jij door een werkgever of opdrachtgever vergoedt krijgt voor de kilometers die je zakelijk reist. De belastingvrije vergoeding is maximaal €0,19 per kilometer. Bij een kilometervergoeding geldt dat je met je eigen vervoer naar je werk of afspraak reist. Hierbij maakt het niet uit of je nu met de fiets of auto reist.

Ook als je op eigen initiatief gaat carpoolen met een collega ontvang je allebei dezelfde vergoeding. Enkel wanneer de werkgever carpoolen initieert, dan krijgt alleen de chauffeur een vergoeding. De werkgever mag een belastingvrije kilometervergoeding hanteren van €0,19 per kilometer.

Is de vergoeding die jij krijgt voor de gereden kilometers hoger, dan betaal je over het overige deel normale inkomstenbelasting. Reis je met het openbaar vervoer naar je werk of zakelijke afspraak, dan mag een werkgever de gemaakte reiskosten geheel belastingvrij vergoeden.

Wanneer heb je recht kilometervergoeding?

Niet elke werkgever biedt aan om gereden kilometers te vergoeden. Of jij recht hebt op een kilometervergoeding hangt af van twee factoren. Ten eerste wat er is vastgelegd in een cao of in een bedrijfsreglement.

Een tweede optie is individueel onderhandelen en vastleggen in je arbeidsovereenkomst. Je salarisonderhandeling kan het een goed moment zijn om de vergoeding voor reiskosten op tafel te gooien en daar afspraken over te maken. Lees hier meer over hoe je salarisverhoging vraagt.

Hoeveel kilometervergoeding kun je maximaal krijgen?

Dat verschilt per werkgever, iedere werkgever is namelijk vrij om te kiezen wat hij aan kilometervergoeding geeft. Wettelijk is vastgelegd dat de werkgever €0,19 per gereisde kilometer belastingvrij mag vergoeden.

Dit geldt alleen voor de kilometers die je rijdt tijdens woon-werkverkeer en als je geen auto van de zaak hebt. De werkgever mag ook een hoger bedrag vergoeden, maar dan moet jij over het bedrag boven de €0,19 wel belasting betalen.

Bedenk tijdens de onderhandelingen goed of je genoegen neemt met een vergoeding van €0,19 per kilometer. Het kan namelijk goed zijn dat je met €0,19 per gereden kilometer niet uit de kosten komt als je elke dag van en naar je werk rijdt.

Reis je alleen met het openbaar vervoer?

Op het moment dat jij alleen met het openbaar vervoer naar jouw werk reist, krijgt je geen kilometervergoeding maar een reiskostenvergoeding. Jouw werkgever mag in plaats daarvan alle gemaakte kosten voor openbaar vervoer belastingvrij vergoeden. Je moet dan wel alle vervoersbewijzen overhandigen.

Met een OV-kaart kun je maandelijks een overzicht uitdraaien om zo alle gemaakte trein- of busreizen te declareren. Tijdens de jaarlijkse belastingaangifte kun je jouw reiskostenvergoeding ook invullen. Op het moment dat je teveel of geen reiskostenvergoeding hebt gekregen, mag je dat opgeven. Je kunt dan een bedrag van je inkomen aftrekken. Dit is een vast bedrag gebaseerd op de reiskostentabel van de Belastingdienst.

Er gelden dan een aantal regels: zo moet de afstand voor een enkele reis tussen je huis en je werk meer dan 10 kilometer zijn en je moet met het openbaar vervoer reizen. Daarnaast moet je een openbaarvervoer-of reisverklaring overhandigen en aantonen dat je geen of weinig vergoeding kreeg van je werkgever.

Hoe werkt het als je zzp’er bent?

Als je als zzp’er aan de slag gaat, maak je ook kosten. Je gaat misschien op bezoek bij een opdrachtgever, je reist naar een klant of je hebt een externe werkplek om je werk uit te voeren.

Voor deze reisbewegingen maak je ook kosten. Maar in de meeste gevallen heb je geen opdrachtgever om de kilometers te declareren. Toch kun je ook een kilometervergoeding krijgen.

Je kiest er dan voor om een kilometervergoeding ter sprake te brengen bij een nieuwe opdrachtgever en een bedrag daarvoor af te spreken. Je zet dan de reiskosten op de factuur. Als je de reiskosten op een factuur zet, ziet de belastingdienst dit als omzet. Hiervoor gelden geen speciale regels. Dit geeft jou de vrijheid om zelf te bepalen wat de hoogte is van de kilometervergoeding. Je kunt de standaard €0,19 per kilometer aanhouden, maar je kunt ook meer of minder aanhouden. Let wel op dat je over je omzet inkomstenbelasting betaalt, dus uiteindelijk kan het zijn dat je meer inkomstenbelasting betaalt waardoor het niet aantrekkelijk is om een hoger bedrag voor kilometervergoeding te vragen.

Een auto van de zaak

Als je een auto van de zaak hebt, van jouw eigen onderneming dus, kun je kilometers niet declareren. Je mag namelijk enkel een vergoeding vragen voor gereden kilometers die je met een vervoermiddel maakt die privé is en niet op de zaak staat. Je kunt het wel als zakelijke kosten opgeven en dan verminder je jouw omzet met deze kosten.

Als je een auto van de zaak hebt, geef je de totale kosten voor een auto op. Hieronder valt bijvoorbeeld de benzine, premies, maar ook afschrijving en gereden kilometers.

Conclusie

Over het algemeen geldt dus een kilometervergoeding van € 0,19, omdat deze onbelast wordt. Maar vaak is deze vergoeding niet toereikend voor de daadwerkelijke reiskosten. Wil je als werknemer een hogere vergoeding krijgen, dan kun je dit tijdens salarisonderhandelingen bespreken. Houdt er dan wel rekening mee dat je hierover eerst nog belasting betaalt.

Als zzp’er kun je kilometers in je factuur doorberekenen of meenemen in je totale autokosten. Wat voor jou het handigst is, hangt af van jouw situatie.